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職経経歴書の例【事務】4つのポイントをおさえて!

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みんな悩んでいる!事務職で職務経歴書を書くとき

事務職へ応募したい人がいざ職務経歴書を書き出しても、次のような理由で前に進めなくなってしまっていませんか?

ルーティーンを受身でこなす業務なのでアピールすることなんてない
特別なスキルや経験もないので自慢できることがない
実績を数値で表しにくいのでどう書いたらいいんだろ・・・

こういった悩みが多いのではないでしょうか?
次の4つのポイントをおさえることで採用担当者の目にとまる職務経歴書を書くことができます。

  • 企業の募集要項に合わせて、あなたの職務経験を取捨選択してアピールする
  • その経験した職務内容を説明し専門的スキルをアピールする
  • 自発的に取り組んだ仕事、社内制度改革などがあれば、それらを書いて積極性をアピールする
  • 事務職での特別なスキルがない、事務職が未経験の人は差別化するために工夫が必要

職務経歴書の事務職の例を挙げながら具体的に見ていきましょう。

あなたの職務経験からセレクトしてアピールする

会社の業務内容を調べて、どういった人材を欲しがっているのか調べてください。それに合った業務経験やスキルをあなたの経験から探して、それを重点的記述してください。

それを見た採用担当者は、
おっ、我が社の業務にピッタリの人材ではないか!
と、あなたに興味を抱くでしょう。

業務成果はできるだけ数値で定量的に表す

事務職の場合は、技術職と違って数値などで定量的に泡輪セル業務項目が少ないです。業務項目をただ列挙しただけでは採用担当者には、経験内容の深みが伝わりません。業務成果を定量的に表現して採用担当者がイメージしやすいように記載しましょう。

例えば、電話応対などは事務職の誰もが行っている業務なので項目を書くだけではほかの応募者と差がつきません。
具体的に1日何本の電話応対をしたのか定量的に書き、また、どんな内容だったのか、クレームが多かったなどの詳細な内容も書くと効果的です。定量的に表現できる項目の例は以下のとおりです。

応対電話件数:XX件/日
見積書作成:XX件/月
請求書作成:XX件/月
データ入力:XX件/日

単調になりがちな事務業務で工夫してきたことをPR

事務職では必ず行う業務には、例えば、書類のファイリングなどの書類管理がありますが、これを、あなたなりに、どのように工夫して実行してきたかをアピールすることも有効です。

事務職は未経験なんだけど

前の会社での事務に関する業務やPCスキルで応募先の会社に適用できることを書いてあなたの意欲と、あなたが事務職に向いていることをアピールしましょう。他の職種でも問われる業務遂行能力やコミュニケーション能力についても書くとより良いです。
また、会社概要を調べてあなたがその応募する会社の社風、企業方針、職務内容に合うことをアピールするのも効果的です。

30代、40代の人が若い人に負けないために

年齢相応の安心感と安定感をアピールしましょう。年代による違いを明確に押し出さないと若い人に負けてしまいます。経営者の多くは、「事務職は若い娘にまかせておけば十分だ。」と言っている割には、内心では「いまどきの茶髪の娘にまかせて大丈夫かな?」と不安を感じているのも事実です。

年齢なりに業務をいろいろと経験してきたことも有利になります。あなたが経験してきた業務の幅の広さをアピールすることが非常に有効です。
例えば、電話対応や来客対応、データ処理、資料作成・書類管理、ホームページ作成などのパソコンでの作業、備品購入・管理です。

また、後輩への教育・指導経験があれば記載します。

事務職の職務経歴書の書き方のポイント

職務経歴書では「職務要約」「職務内容・経歴」「資格」「自己PR」「PCスキル」について記載する必要があります。事務職に応募するときの各項目の書き方のポイントは以下のようになります。「転職理由」についてはスペースが許せば記載してあるほうが効果的です。

職務要約

アピールしたい内容を3、4行でまとめます。一目で内容がわかるように書くことです。長くなりすぎないように注意してください。文章の中に、カッコ(【】)や記号を使って視覚に訴えるように工夫しましょう。

職務内容・経歴

事務職は接客対応・電話応対などの機会も多いです。ビジネスマナーなど基本スキルを習得していることをアピールします。

事務職の仕事の成果は数値化しづらいですが、日常業務はもちろん、環境改善や業務効率化への提案など、自発的に取り組んだことがあれば具体的に書きましょう。さらに、その結果はどうであったか、まわりからどのような評価されたかを記載します。

過去の経験業務から募集要項に沿った経歴を強調して、あなたが即戦力になりうる人物であることを明記します。

事務職は書類作成経験が問われます。どんな書類を作成してきたか、経理事務・貿易事務など事務の専門分野を担当していたときには、それについて詳しく記載し即戦力となることをアピールします。

資格

募集要項に書いていない資格以外の資格や保有しているスキルも全て記載します。

自己PR

あなたより経験は浅いがフットワークのよい若い人に負けないように、仕事を正確かつ迅速に処理できることをPRします。

他部署との折衝や人に喜んでもらったこと、仕事を任せられそうと採用担当者が思える具体的なエピーソードも入れると効果的です。

経歴欄に書くことがあまりなかったり事務職経験が2、3年しかない場合は、ここの自己PR欄を充実させましょう。仕事に対する情熱、自己啓発していること、挑戦しようとしている資格などについても熱意をこめて書いて自己PRのボリュームを膨らませましょう。

PCスキル

パソコンスキルを明示する。事務職ではパソコンの操作技術も重視されます。使用経験ののある機種やOS、使えるソフト、入力スピードなどを具体的に明示してください。WordやExcelなどはタイピング速度に優れていれば、「A4用紙1枚を○分で打てます。」などと具体的に書くと、より効果的です。

職務経歴書 事務 例

また、仕事で使ったことがなくプライベートや過去に使ったことがあるソフトウエアなどがあれば、それも書きましょう。

業務用ソフトでは「弥生会計」「勘定奉行」ERPでは「SAP」、画像処理系では「イラストレーター」「フォトショップ」などが事務職で使う有名どころですね。

転職理由

経験やスキルを活かして、更に活躍したいという前向きな姿勢をアピールすることが大切です。求人情報やホームページなどを調べて応募する企業の特徴を理解したうえで、あなたの思いや経験をどのように活かしたいかを記載すると企業を理解することにもつながり効果的です。

職務経歴書の例【一般事務職】

下の一般事務職の職務経歴書の例は、転職支援業界トップのリクルートエージェントで公開されているものです。上で書いた職務経歴書の事務職の職務経歴書の書き方のポイントと照らし合わせてながめてみてください。

職務経歴書例 一般事務・アシスタント リクルートエージェント

引用元:リクルートエージェント

まとめ

事務職に応募するときの職務経歴書を書くポイントについて説明してきましたが、まだ、なかなか筆がすすまないという人は、職務経歴書を書くことに取り組む前に、まず「職務の棚卸し」をしてください。

職務の棚卸し」とは、過去の自分のやってきた業務内容を思い出して、時系列で書き出していきます。項目と同時に電話の応対件数などの定量的に表現できるものはその数値も思い出してください。また、その時、どんな工夫をしていたか、どんな思いで業務をこなしてきたかもいっしょに書き出します。休日などじっくり時間を使えば、1日あれば書き出せます。

それと並行して応募したい会社のホームページなどを見て業務内容を把握したり、募集要項でどういう人を採用したがっているのか調べてください。その内容と棚卸しした業務で一致するものがあれば、その業務について重点的に職務経歴書でPRしましょう。

P.S.

ここでご紹介した一般事務職の職務経歴書の例は、リクルートエージェントで公開されている職務経歴書作成ツール「レジュメnavi」を使って作成されたものです。
レジュメnaviを使うと簡単にこんなステキな職務経歴書を作成することができます。
次の記事では、転活応援侍が実際にレジュメnaviを使って職務経歴書を作成してみた内容をまとめた記事になります。興味を持たれた人は読んでみてください。

 

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転職5回と会社倒産1回を経験し350社以上に履歴書を送付した経験を持つ元SEで今はキャリアコンサルタントやってます。

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