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応募書類をメールで送る場合の大切なこと

応募書類をメールで送る場合どうすればいい?

応募書類を、なんらかの理由でメールで送らなければならない場合は、以下のようにします。

送付状に該当するものは、メール本文内に書きます。応募書類として、履歴書職務経歴書を添付ファイルとして添付します。IT企業などに応募する場合は、職務経歴書とは別途に、開発経験をまとめたものも添付するのが割りと常識になっています。

メール本文は、拝啓から始まり敬具で終わる文章とし、最後にはあなたの名前、郵便番号、住所、自宅の電話番号、携帯電話番号、メールアドレスを記載したフッターを記載してください。

添付する応募書類は、ワードやエクセルで作成してあればPDF化しましょう。無料でPDF化できるソフトがあるので、これを利用してください。手書きした応募書類であれば、スキャナーでスキャンしてPDF化しましょう。この場合、パソコンとスキャナーなどの機材が必要になります。PDFにパスワードはかける必要はありません。私も幾度となく応募書類をメールで送ったことがありますが、パスワードはかけたことはありません。

どうしてもパスワードをかけたいなら、メールを2通に分けて送ります。一通目は、送付状がわりの挨拶文とパスワードつきのPDF化した応募書類を添付してパスワードは2通目に送付するとの旨を書いて、2通目はパスワードのみを送ります。

応募企業から応募書類を書面ではなくメールで送るようにと指示がある理由としては、企業側が選考を急いでいるのでとにかく速めに応募書類に目を通したい、あるいは、応募者が多いため内容をざっとみてあらかじめ応募者を振り分けておきたいなどの理由があります。この場合、めでたく書類選考を通った場合、面接のときに正式な書面で応募書類を持参するようにと指示される場合が多いです。

応募書類のメールを送信したら安心してほったらかしにせず、すぐに、先方企業には、メールを送った旨を伝える電話をしてくさだい。このひと手間があるだけで企業のあなたへの印象が良くなります。

 

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